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Las empresas y trabajadores españoles suspenden en Gestión Documental. - EMPRESAS El Índice Ricoh de Gobierno Documental (Document Governance Index), elaborado por Coleman Parkes Research ha revelado que, a pesar de que la inversión total en gestión de documentos supera actualmente los 14.000 millones de euros anuales en Europa y que las empresas invierten hasta un 5% de su volumen de negocios anual en este tipo de sistemas, sólo un tercio de ellas ha puesto en marcha una estrategia de control de documentos. En España, la mayor parte de los directivos entrevistados afirma que no hay una necesidad percibida para tener una política de control de documentos. Poner en marcha una estrategia o subcontratar dichas tareas simplifica los procesos comerciales y ofrece ventajas a corto y largo plazo en aspectos como la reducción de costes y el impacto medioambiental, lo que redunda en una mayor seguridad y una aplicación más adecuada de los recursos. Además, permite que los directivos centren sus esfuerzos en lograr el crecimiento en sus actividades principales. A pesar de que el 77% de los altos directivos reconoce que si llevasen a cabo un control de documentos más eficaz conseguirían un ahorro de costes, la realidad demuestra que la gestión de los documentos es una actividad esporádica e incontrolada. Sólo el 38% revisa sus costes “a veces”, mientras que hasta un 17% no los revisa en absoluto. En España, a pesar de que un 86% de los directivos afirma que mejorar la política de gestión de documentos provocaría ahorros en el entorno empresarial, tan sólo el 36% de las empresas españolas lo hace, lo que manifiesta un claro descontrol sobre este gasto. Dado que el control de documentos puede generar un ahorro de hasta el 30%, estas alarmantes conclusiones sugieren que muchas empresas están perdiendo innecesariamente la oportunidad no sólo de ahorrar costes, sino también de mejorar la productividad de sus empleados y de fortalecer sus políticas de sostenibilidad. Responsabilidad descentralizada Otra de las conclusiones del informe es que la responsabilidad del control documental está descentralizada y que no existe un departamento responsable para esta función. La mayoría de los encuestados señala que en sus empresas son varias las personas que se encargan de supervisar las tareas documentales, y un 57% delega dicha responsabilidad a empleados concretos. El 65% afirma que una parte de la responsabilidad se distribuye entre varios responsables de diferentes departamentos, incluidos directores de RR.HH., directores de oficina/centro de trabajo y directores de ventas y marketing. La solución pasa por adoptar un modelo centralizado con procesos rediseñados que se ajusten directamente a las necesidades específicas de la empresa. El resultado es una estrategia simplificada de gestión de los documentos que aumenta la productividad de los empleados y permite que los responsables de los departamentos puedan centrarse en lo que mejor saben hacer: ayudar a que su empresa crezca. Cabe destacar que las compañías encuestadas puntúan de un modo negativo a sus empleados en lo que respecta a la gestión e impresión de los documentos. La mayoría considera que sus empleados suelen imprimir documentos innecesarios y no se preocupan por mejorar la gestión de éstos. El 40% de las empresas cree que cada empleado hace lo que quiere a la hora de imprimir y por ejemplo no utiliza la impresión a doble cara, que genera importantes ahorros de papel. Tal y como señala Simon Sasaki, CEO de Ricoh Europe: “Aunque el contexto económico actual está propiciando que muchos altos directivos racionalicen las actividades empresariales, son muchas las empresas que no ejercen ningún control sobre la impresión, el fotocopiado y el envío por fax de documentos. Resulta preocupante que, a pesar de que existe una fuerte concienciación sobre las ventajas inmediatas, la mayoría de las empresas de Europa no cuenta con una estrategia de control de documentos. Subestimar los riesgos les hace más susceptibles al exceso de gastos, a una menor productividad y a infracciones de seguridad. Los directivos deben tener en cuenta esta función, que con tanta frecuencia se pasa por alto, haciendo responsable de ella a un alto ejecutivo, así como considerar las ventajas estratégicas inmediatas y a largo plazo para la empresa". Fuente: Ricoh
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